Functieprofiel: Office Manager

Bedrijfsnaam: SBB Cargo Nederland
Afdeling: Human Resources / Management ondersteuning
Rapporteert aan: Management Team SBB Nederland

Doel van de functie

De Office Manager speelt een cruciale rol in het ondersteunen van het managementteam en het waarborgen van een efficiënte bedrijfsvoering. De nadruk ligt op HR-gerelateerde taken, zoals personeelsadministratie, ziekteverzuimbeheer en recruitment. Daarnaast omvat de functie het uitwerken van functioneringsgesprekken, het beheren van administratieve processen en het faciliteren van een prettige werkomgeving voor medewerkers. Het beheer van HR-processen en het ondersteunen van medewerkers op HR-gebied zijn essentiële onderdelen van deze functie.

Kernverantwoordelijkheden

• HR-ondersteuning: Beheer van personeelsdossiers, ondersteunen bij werving en selectie (recruitment), ziekteverzuimregistratie en verlofadministratie.
• Ziekteverzuimbeheer: Contact onderhouden met Arbodiensten en zorgen voor een correcte registratie en opvolging van verzuimprocedures.
• Functioneringsgesprekken: Uitwerken en vastleggen van verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken.
• Personeelsadministratie: Zorgdragen voor correcte registratie van contracten, uren en andere HR-documentatie.
• Urenregistratie: Verzamelen, verwerken en controleren van gewerkte uren en overuren
• Facilitair beheer: Zorgdragen voor een prettig kantoor, het beheren van kantoorbenodigdheden, het tijdig laten uitvoeren van onderhoud en het verzorgen van een goede lunch.
• Administratieve ondersteuning: Opstellen van documenten en contracten en ondersteuning bij correspondentie en rapportages.
• Wagenparkbeheer: Coördineren van leasecontracten, verzekeringen en onderhoud van bedrijfsvoertuigen.
• Agendabeheer: Ondersteunen van het managementteam bij het plannen van afspraken en vergaderingen.
• Financiële administratie: Ondersteuning bij facturatie, declaraties en budgetbeheer.

Competenties en vaardigheden

Om effectief te zijn in deze rol, zijn bepaalde competenties essentieel. Enkele van de belangrijkste zijn:

• HR-kennis en ervaring: Aantoonbare ervaring met HR-processen zoals recruitment, ziekteverzuim en personeelsadministratie.
• Organisatorische vaardigheden: Het vermogen om taken te prioriteren, deadlines te halen en meerdere taken tegelijkertijd te beheren.
• Communicatieve vaardigheden: Goede mondelinge en schriftelijke communicatievaardigheden zijn cruciaal voor effectieve interactie met collega’s, klanten en leveranciers.
• Probleemoplossend vermogen: Het vermogen om snel en effectief problemen op te lossen en beslissingen te nemen in een dynamische werkomgeving.
• Accuraat en zorgvuldig werken: Nauwkeurigheid en zorgvuldigheid zijn essentieel in administratieve en organisatorische taken.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (Duits is een pre).
• Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook) en HR-administratieve software.

Opleiding en ervaring

• HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur met een achtergrond in HRM of bedrijfsadministratie.
• Minimaal 3 jaar ervaring in een HR-gerelateerde functie met aanvullende administratieve taken.

Werkomgeving

De Office Manager werkt in een dynamische omgeving waarin zowel zelfstandigheid als samenwerking vereist is. De functie vereist flexibiliteit en een hands-on mentaliteit.

Salarisindicatie

Een gemiddeld salaris voor een Office Manager ligt tussen de €3.000,00 en €4.500,00, afhankelijk van factoren zoals locatie, ervaring en de omvang van het bedrijf.

Ontwikkelmogelijkheden

Binnen SBB Nederland zijn er mogelijkheden voor verdere ontwikkeling en groei binnen de organisatie.